Những công việc thủ công lặp đi lặp lại không chỉ làm giảm hiệu quả công việc mà còn làm gia tăng chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Vì vậy, tự động hóa quy trình là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Cùng AI FIRST khám phá cách ứng dụng AI để tự động hóa quy trình, tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong các lĩnh vực Marketing và bán hàng.

1. Tự động hóa quy trình là gì?

​Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là việc ứng dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình và nhiệm vụ trong doanh nghiệp, thay thế các tác vụ thủ công truyền thống. Mục tiêu của BPA là tối ưu hóa hiệu suất, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí, đồng thời đảm bảo các quy trình được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả.

2. Những vấn đề mà doanh nghiệp phải đối mặt khi chưa tự động hóa

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, tự động hóa quy trình ngày càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp, đặc biệt là trong Marketing và bán hàng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc triển khai tự động hóa do nhân sự thiếu kiến thức về công nghệ. Cụ thể, các vấn đề thường gặp bao gồm:

• Quy trình vận hành thiếu sự bài bản và hiệu quả.
• Thiếu công cụ giám sát và điều hành công việc đúng cách.
• Mặc dù đã số hóa quy trình, nhưng vẫn chưa thực hiện tự động hóa các công đoạn.
• Chậm trễ trong việc phản ứng với thay đổi thị trường.

Khi chưa áp dụng tự động hóa trong quy trình vận hành, doanh nghiệp sẽ đối mặt với một số khó khăn có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và chi phí hoạt động.

• Tăng chi phí vận hành: Các công việc thủ công đòi hỏi sử dụng nhiều nhân sự hơn để hoàn thành, điều này làm tăng chi phí lao động đáng kể. Thay vì tập trung vào các công việc chiến lược, nhân viên phải dành nhiều thời gian cho các tác vụ lặp lại, khiến doanh nghiệp không thể tối ưu hóa nguồn lực.
• Khó khăn trong việc quản lý: Khi không có công cụ tự động hóa, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Việc theo dõi tiến độ và chất lượng công việc trở nên phức tạp hơn, dẫn đến sự thiếu kiểm soát và khó khăn trong việc duy trì năng suất.
• Sai sót và giảm chất lượng công việc: Công việc thủ công dễ gây ra sai sót, đặc biệt là khi khối lượng công việc lớn và nhân viên phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Các sai sót này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng công việc mà còn có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp.
• Thiếu khả năng phân tích và dự báo: Khi không sử dụng các công cụ tự động hóa, doanh nghiệp sẽ thiếu các dữ liệu và công cụ cần thiết để phân tích quy trình và dự báo hiệu quả công việc. Điều này khiến doanh nghiệp khó có thể đưa ra những quyết định chính xác và cải thiện quy trình làm việc.
• Lãng phí thời gian và nguồn lực: Các quy trình thủ công kéo dài thời gian thực hiện và làm giảm năng suất làm việc của nhân viên. Thay vì tập trung vào các công việc mang tính chiến lược, nhân viên phải dành quá nhiều thời gian xử lý các công việc lặp lại, gây lãng phí thời gian và nguồn lực.

3. Ứng dụng của AI trong tự động hóa quy trình Marketing & bán hàng

Chuyển đổi số là bài toán khó nhằn với nhiều doanh nghiệp, nhất là khi nhân sự còn thiếu kỹ năng ứng dụng công nghệ. Vấn đề này khiến các hoạt động Marketing và bán hàng ì trệ, khó bắt kịp xu hướng. Đừng lo, AI chính là chìa khóa để giải quyết vấn đề này. Dưới đây là những ứng dụng và giải pháp triển khai hiệu quả, giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững:

3.1. Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng

AI phân tích dữ liệu từ các nền tảng như Website, Email và mạng xã hội để hiểu rõ hành vi và sở thích của từng khách hàng. Dựa trên các phân tích này, công nghệ có thể tạo ra các chiến dịch Marketing cá nhân hóa như gửi Email với sản phẩm gợi ý phù hợp hoặc quảng cáo đặc biệt cho khách hàng.

Để tận dụng AI trong việc cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu như Google Analytics, HubSpot hoặc Salesforce. Việc kết hợp AI với CRM giúp theo dõi hành vi khách hàng và đưa ra các đề xuất phù hợp, từ đó nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và gia tăng doanh thu.

3.2. Tự động hóa quản lý chiến dịch Marketing

Nhiều doanh nghiệp hiện nay gặp phải khó khăn trong việc quản lý các chiến dịch Marketing một cách hiệu quả, đặc biệt khi phải thực hiện thủ công quá nhiều công đoạn. AI có thể tự động hóa các tác vụ trong chiến dịch Marketing như tạo và gửi email, phân phối quảng cáo trên mạng xã hội và thậm chí tối ưu hóa ngân sách quảng cáo.

Ngoài ra, AI có thể phân tích dữ liệu và đưa ra các quyết định kịp thời về việc điều chỉnh chiến lược Marketing, giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt được mục tiêu chiến lược mà không tốn nhiều công sức quản lý.

Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ tự động hóa mạnh mẽ như Marketo, Mailchimp, hoặc ActiveCampaign để tự động hóa mọi chiến dịch marketing, từ email, quảng cáo trên mạng xã hội đến các chiến dịch tìm kiếm.

3.3. Dự đoán hành vi và xu hướng khách hàng

Doanh nghiệp có thể ứng dụng AI để phân tích dữ liệu khách hàng, từ đó hiểu rõ hơn về những gì khách hàng muốn hoặc cần trong tương lai. Ví dụ, AI có thể nhận diện các xu hướng mua sắm, thói quen tiêu dùng hoặc phản hồi từ khách hàng. Từ đó giúp phòng ban Marketing dự đoán sản phẩm hoặc dịch vụ nào sẽ thu hút và xây dựng chiến lược Marketing chính xác hơn, giảm thiểu rủi ro.

Để tận dụng AI trong việc dự đoán hành vi khách hàng, doanh nghiệp có thể tích hợp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ như IBM Watson hoặc Salesforce Einstein. Những công cụ này giúp thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó tạo ra các mô hình dự đoán chính xác hơn về nhu cầu của khách hàng.

3.4. Tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại

Tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại là một trong những lợi ích lớn nhất khi ứng dụng AI vào Marketing và bán hàng. Những công việc như gửi Email Marketing, đăng bài lên mạng xã hội hay cập nhật dữ liệu khách hàng có thể chiếm rất nhiều thời gian và công sức của đội ngũ nhân viên nếu làm thủ công. Tuy nhiên, với AI, các quy trình này có thể được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Ví dụ, hệ thống AI có thể tự động lên lịch gửi Email cho khách hàng vào thời điểm tối ưu, đăng các bài viết trên các nền tảng mạng xã hội theo lịch trình đã được thiết lập sẵn, hoặc tự động cập nhật và phân loại thông tin khách hàng trong hệ thống CRM mà không cần sự can thiệp của nhân viên.

3.5. Phân tích và dự báo doanh số bán hàng

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn gặp phải vấn đề khi dữ liệu khách hàng và doanh thu thường mơ hồ và không chắc chắn, gây rủi ro lớn trong việc đưa ra quyết định chiến lược. Doanh nghiệp không thể dựa vào dữ liệu thủ công hoặc cảm tính, vì điều này có thể dẫn đến sai sót và mất cơ hội. 

Chính vì vậy, việc ứng dụng AI phân tích dữ liệu bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng và chính xác hơn về các xu hướng, dự báo doanh thu trong tương lai và tối ưu hóa các chiến lược bán hàng. AI có thể xử lý khối lượng lớn dữ liệu và phân tích các mô hình hành vi của khách hàng, giúp dự đoán chính xác hơn nhu cầu sản phẩm, từ đó giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng cạnh tranh.

3.6. Chăm sóc khách hàng tự động

Doanh nghiệp thường gặp phải vấn đề tỷ lệ bỏ lỡ khách hàng tiềm năng do không có hệ thống hỗ trợ khách hàng hiệu quả, đặc biệt khi không thể đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu hoặc câu hỏi của khách hàng. AI có thể giải quyết điều này bằng cách triển khai AI Chatbot và các công cụ hỗ trợ tự động, giúp trả lời câu hỏi, cung cấp thông tin sản phẩm và giải quyết các vấn đề cơ bản nhanh chóng.

3.7. Cải thiện quy trình bán hàng

AI giúp cải thiện quy trình bán hàng bằng cách tự động phân tích dữ liệu khách hàng và cung cấp những thông tin chi tiết giúp đội ngũ bán hàng đưa ra quyết định chính xác hơn. Một trong những ứng dụng phổ biến là việc phân tích hành vi khách hàng và xác định khách hàng tiềm năng.

Bên cạnh đó, AI cũng có thể đưa ra những đề xuất cụ thể về hành động tiếp theo cần thực hiện với từng khách hàng. Ví dụ, nếu một khách hàng đã thể hiện sự quan tâm đến một sản phẩm nhưng chưa thực hiện giao dịch, AI có thể gợi ý đội ngũ bán hàng gửi một Email nhắc nhở, cung cấp thông tin chi tiết hơn hoặc cung cấp một ưu đãi đặc biệt để kích thích hành động. 

4. Các bước triển khai tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp quyết định triển khai tự động hóa quy trình, việc tuân thủ một quy trình triển khai bài bản là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả lâu dài. Các bước triển khai tự động hóa giúp xác định rõ ràng từng giai đoạn từ phân tích quy trình hiện tại đến lựa chọn công nghệ phù hợp, giúp tối ưu hóa và cải thiện năng suất.

4.1. Đơn giản hóa quy trình

Đơn giản hóa quy trình là bước quan trọng đầu tiên khi ứng dụng công nghệ vào vận hành doanh nghiệp. Việc này không chỉ giảm bớt công việc mà còn loại bỏ các bước không cần thiết, giúp quy trình trở nên hiệu quả và dễ hiểu. 

Mục tiêu là tạo ra hệ thống làm việc rõ ràng, giúp nhân viên tập trung vào nhiệm vụ chiến lược thay vì các công việc thủ công. Ví dụ, thay vì nhập liệu đơn hàng thủ công, nhân viên có thể dành thời gian phát triển chiến lược marketing hoặc cải thiện trải nghiệm khách hàng.

4.2. Tổ chức lại hệ thống quy trình

Sau khi xác định quy trình, doanh nghiệp cần tích hợp công nghệ vào cấu trúc tổ chức hiện tại để tối ưu hóa hoạt động. Các trưởng phòng và bộ phận cần phối hợp phân chia nhiệm vụ rõ ràng, giúp nhân viên hiểu trách nhiệm và áp dụng công nghệ hiệu quả. 

Hệ thống hóa quy trình hỗ trợ công nghệ phát hiện lỗi vận hành và tối ưu hóa các công đoạn. Ví dụ, khi công nghệ được tích hợp vào quy trình bán hàng, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả và đáp ứng nhanh chóng yêu cầu công việc mà không cần nhân sự chuyên môn về công nghệ.

4.3. Cải thiện hiệu suất

Để đảm bảo tự động hóa quy trình thành công, sự hợp tác chặt chẽ và cam kết tuân thủ quy trình làm việc trong toàn bộ doanh nghiệp là điều thiết yếu. Việc giám sát chặt chẽ và đánh giá quá trình làm việc của nhân viên giúp phát hiện và khắc phục kịp thời các sai sót. 

Những nhân viên không tuân thủ quy trình cần được đào tạo lại để cải thiện kỹ năng và hiểu rõ yêu cầu công việc, hoặc trong trường hợp cần thiết, có thể phải xem xét thay thế.

4.4. Tự động hóa các hoạt động

Sau khi tối ưu quy trình, bước tiếp theo là áp dụng công nghệ tự động hóa để thay thế các công việc thủ công và lặp lại. Công nghệ BPA là giải pháp chủ chốt, giúp tự động thực hiện các tác vụ như sao chép dữ liệu, xử lý đơn hàng hay gửi Email. 

Việc tích hợp các hệ thống tự động hóa vào quy trình giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người, nâng cao hiệu quả và độ chính xác. Quan trọng là quá trình tích hợp phải diễn ra suôn sẻ để không làm gián đoạn công việc.

4.5. Mở rộng quy mô

Khi đã ứng dụng tự động hóa quy trình thành công, doanh nghiệp cần mở rộng quy mô bằng cách áp dụng công nghệ tự động cho các quy trình khác trong công ty. Việc này giúp tạo ra sự đồng nhất trong quy trình làm việc giữa các phòng ban, đảm bảo các bộ phận có thể phối hợp hiệu quả. 

Mở rộng tự động hóa còn giúp tối ưu hóa quy trình trên diện rộng, giảm thiểu sự can thiệp thủ công và tăng cường năng suất chung của toàn bộ doanh nghiệp.

5. Các công cụ tự động hóa quy trình hỗ trợ Marketing và bán hàng

Các công cụ tự động hóa quy trình đang trở thành trợ thủ đắc lực trong việc tối ưu hóa hoạt động Marketing và bán hàng của doanh nghiệp. Cùng AI FIRST khám phá các công cụ phổ biến giúp doanh nghiệp cải thiện chiến lược Marketing và tăng trưởng doanh thu.

5.1. HubSpot

HubSpot là nền tảng tích hợp cung cấp các giải pháp toàn diện cho marketing, bán hàng và quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Công cụ này giúp doanh nghiệp thu hút, chuyển đổi và chăm sóc khách hàng hiệu quả.

Tính năng nổi bật:

• Tạo và quản lý chiến dịch Email tự động với khả năng phân tích hiệu quả.​
• Lập lịch và theo dõi các bài đăng trên mạng xã hội.​
• Tối ưu hóa nội dung để nâng cao thứ hạng trên công cụ tìm kiếm.​
• Quản lý thông tin khách hàng và theo dõi lịch sử tương tác.​
• Đo lường hiệu quả các chiến dịch Marketing và bán hàng.​

5.2. Mailchimp

Mailchimp là công cụ chuyên dụng cho Email Marketing, giúp doanh nghiệp thiết kế, gửi và theo dõi các chiến dịch chăm sóc khách hàng qua Email một cách hiệu quả.​

Tính năng nổi bật:

• Cung cấp các mẫu Email đẹp mắt và dễ tùy chỉnh.​
• Gửi Email tự động dựa trên hành vi của người dùng.​
• Theo dõi tỷ lệ mở, nhấp và các chỉ số quan trọng khác.​
• Tổ chức và phân loại danh sách Email hiệu quả.​
• Kết nối với nhiều nền tảng như Shopify, WordPress và Salesforce.​

5.3. Salesforce

Tự động hóa quy trình với Salesforce – nền tảng CRM hàng đầu, giúp doanh nghiệp tự động hóa dịch vụ bán hàng, Marketing thông qua công nghệ đám mây.

Tính năng nổi bật:

• Lưu trữ và truy cập thông tin khách hàng dễ dàng.​
• Tự động hóa các bước trong quy trình bán hàng để tăng hiệu quả.​
• Cung cấp báo cáo và dashboard tùy chỉnh để theo dõi hiệu suất.​
• Kết nối với nhiều ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba.​
• Theo dõi và quản lý các yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng.​

5.4. Marketo

Marketo là nền tảng tự động hóa Marketing mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp quản lý các chiến dịch Marketing từ thu hút đến chuyển đổi khách hàng.​

Tính năng nổi bật:

• Thiết kế và gửi các chiến dịch Email tùy chỉnh.​
• Theo dõi và phân loại khách hàng tiềm năng.​
• Tự động hóa các tác vụ Marketing như gửi Email, đăng bài trên mạng xã hội.​
• Đánh giá hiệu quả các chiến dịch và tối ưu hóa chiến lược.​
• Hỗ trợ kết nối với các hệ thống CRM và ứng dụng khác.​

5.5. Zapier

Zapier là công cụ tự động hóa quy trình, cho phép kết nối các ứng dụng và dịch vụ web, giúp doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ giữa các nền tảng khác nhau.

Tính năng nổi bật:

• Thiết lập "Zap" để tự động thực hiện các tác vụ giữa các ứng dụng.​
• Kết nối với hàng nghìn ứng dụng như Gmail, Slack, HubSpot, Mailchimp.​
• Dễ dàng thiết lập tự động hóa mà không cần kiến thức lập trình.​
• Xử lý và phân loại dữ liệu trong quá trình tự động hóa.​
• Theo dõi hoạt động của các Zap và nhận thông báo khi có sự cố.​

6. Lưu ý để chọn công nghệ tự động hóa phù hợp

Khi lựa chọn công nghệ tự động hóa cho Marketing và bán hàng, doanh nghiệp cần tập trung vào một số yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng công nghệ sẽ mang lại hiệu quả tối ưu:

• Khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại: Công nghệ tự động hóa cần dễ dàng tích hợp với các hệ thống mà doanh nghiệp đã sử dụng, như CRM, phần mềm Marketing Automation và nền tảng thương mại điện tử.
• Dễ sử dụng và khả năng tùy chỉnh: Việc lựa chọn công cụ có giao diện dễ sử dụng và khả năng tùy chỉnh cao là rất quan trọng, đặc biệt khi nhân viên không có nhiều kiến thức về công nghệ. Công cụ cần giúp nhân viên dễ dàng thực hiện công việc mà không cần đào tạo quá sâu.
• Giám sát thời gian và hiệu quả công việc: Lựa chọn công nghệ có khả năng theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kịp thời.
• Loại bỏ các quy trình không cần thiết: Khi doanh nghiệp muốn tự động hóa, công nghệ cần hỗ trợ loại bỏ các công đoạn thủ công không mang lại giá trị thực tế. Việc này giúp giảm thiểu sự lãng phí thời gian và nguồn lực, đồng thời tối ưu hóa các bước quy trình quan trọng, giúp đội ngũ nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược hơn.
• Tập trung vào trải nghiệm của nhân viên: Công nghệ phải hỗ trợ nhân viên dễ dàng thực hiện công việc, giảm bớt các tác vụ thủ công và nâng cao trải nghiệm làm việc của họ.

Ứng dụng tự động hóa quy trình không chỉ giúp giảm bớt công việc thừa, mà còn mang lại hiệu quả vượt trội trong quản lý và vận hành. Khi áp dụng đúng cách, doanh nghiệp có thể nhân đôi lợi nhuận mà không cần tăng thêm nhân sự. Đừng quên theo dõi các bài viết khác của AI FIRST để cập nhật các xu hướng công nghệ mới nhất và đi đầu trong chuyển đổi số.